TỐI ƯU HÓA VẬN TẢI CONTAINER: TỪ GIẢM CHI PHÍ TỪNG CHUYẾN ĐẾN TỐI ƯU TOÀN BỘ DÒNG CHẢY LOGISTICS

Cân bằng dòng hàng, giảm vận chuyển container rỗng, nâng cao hiệu suất khai thác và kết nối vận tải đa phương thức là những giải pháp trọng tâm để hạ thấp chi phí logistics trên mỗi đơn vị hàng hóa, nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp và chuỗi cung ứng.

Trong vận tải container, chi phí không chỉ phát sinh từ quãng đường xe chạy hay giá cước của từng chuyến hàng. Một container phải quay về cảng hoặc bãi trung chuyển trong tình trạng rỗng, một xe đầu kéo phải chờ nhiều giờ để nhận lệnh giao hàng, một lô hàng không được khai thác hết tải trọng hay một lịch vận chuyển thiếu đồng bộ đều có thể làm gia tăng chi phí của toàn chuỗi.

Vì vậy, bài toán đặt ra không đơn thuần là tìm tuyến đường ngắn hơn hoặc thương lượng mức cước thấp hơn, mà phải chuyển từ quản lý từng chuyến vận tải riêng lẻ sang tổ chức, điều phối và tối ưu hóa toàn bộ dòng chảy hàng hóa, container, phương tiện và dữ liệu logistics.

Trên cơ sở đó, mô hình tối ưu hóa vận tải container cần được triển khai theo sáu trụ cột giải pháp, với hệ thống chỉ số đo lường xuyên suốt để bảo đảm hiệu quả có thể kiểm chứng.

1. Cân bằng dòng container, giảm vận chuyển rỗng và tăng hiệu quả quay vòng vỏ

Tỷ lệ vận chuyển container rỗng cao là một trong những nguyên nhân làm gia tăng chi phí khai thác, tiêu hao nhiên liệu và giảm hiệu suất sử dụng phương tiện. Giải pháp cốt lõi là tổ chức lại dòng lưu chuyển container theo nhu cầu thực tế của thị trường, thay vì để từng doanh nghiệp tự xử lý riêng lẻ.

Thứ nhất, tổ chức luồng container khép kín. Áp dụng cơ chế điều chuyển trực tiếp vỏ container từ điểm dỡ hàng nhập khẩu đến điểm đóng hàng xuất khẩu, khi đáp ứng đầy đủ yêu cầu về chủ sở hữu, hãng tàu, loại container, tình trạng kỹ thuật, thời hạn sử dụng và thủ tục giao nhận. Mô hình này, thường được gọi là Street Turn hoặc Triangulation, giúp hạn chế việc đưa container rỗng về cảng hoặc bãi trung chuyển rồi mới cấp lại cho chủ hàng khác.

Thứ hai, cân bằng dòng hàng hai chiều. Chủ động kết nối nhu cầu vận chuyển giữa các vùng sản xuất, trung tâm tiêu thụ, cảng biển, cửa khẩu và khu công nghiệp để tìm kiếm nguồn hàng chiều về. Cơ chế giá cước linh hoạt có thể được áp dụng đối với các tuyến có nhu cầu mất cân đối, qua đó tăng khả năng khai thác phương tiện và bù đắp một phần chi phí vận chuyển.

Thứ ba, hình thành mạng lưới chia sẻ container. Khuyến khích hãng tàu, doanh nghiệp vận tải, đơn vị giao nhận, cảng cạn và kho bãi phối hợp trao đổi hoặc dùng chung nguồn vỏ trong phạm vi thỏa thuận thương mại. Việc chia sẻ cần được hỗ trợ bởi dữ liệu về vị trí, chủng loại, tình trạng và khả năng sẵn sàng của container, đồng thời tuân thủ quy định của chủ sở hữu và hãng tàu.

Thứ tư, điều phối vỏ theo nhu cầu dự báo. Ứng dụng phân tích dữ liệu và trí tuệ nhân tạo để dự báo nhu cầu container theo địa điểm, loại vỏ, mùa vụ, tuyến vận chuyển và thời gian giao nhận. Qua đó, doanh nghiệp có thể chủ động phân bổ nguồn vỏ, hạn chế tồn đọng tại nơi thừa và thiếu hụt tại nơi cần sử dụng.

Mục tiêu cuối cùng là nâng cao vòng quay container, giảm quãng đường vận chuyển rỗng và hạn chế các khoản chi phí phát sinh do điều chuyển, lưu giữ hoặc sử dụng container không hiệu quả.

2. Tối ưu hóa tải trọng, thể tích và tổ chức gom hàng

Một chuyến container chỉ thực sự hiệu quả khi năng lực chuyên chở được khai thác phù hợp với đặc tính hàng hóa, giới hạn tải trọng, thể tích sử dụng và yêu cầu an toàn vận chuyển.

Thứ nhất, tối ưu phương án đóng hàng. Sử dụng phần mềm lập kế hoạch xếp hàng để tính toán cách bố trí hàng hóa theo kích thước, khối lượng, khả năng chịu tải, tính chất hàng và yêu cầu bảo quản. Công nghệ mô phỏng xếp hàng ba chiều giúp hạn chế khoảng trống không cần thiết, giảm nguy cơ hư hỏng và nâng cao hiệu quả sử dụng container.

Thứ hai, phát triển mạng lưới gom hàng. Kết nối các lô hàng nhỏ của nhiều chủ hàng trên cùng tuyến hoặc cùng thị trường để hình thành lô hàng có quy mô phù hợp. Hàng lẻ có thể được gom tại kho trung chuyển để đóng thành container nguyên (Less than Container Load - LCL sang Full Container Load - FCL), hoặc tổ chức gom hàng theo nhóm người mua khi điều kiện giao nhận cho phép.

Thứ ba, kết hợp nhu cầu vận tải giữa các doanh nghiệp. Thay vì mỗi doanh nghiệp tự tìm phương tiện và đặt chỗ riêng, các chủ hàng có thể phối hợp kế hoạch xuất nhập khẩu, lịch đóng hàng, địa điểm lấy hàng và thời gian giao nhận. Việc tổng hợp nhu cầu giúp nâng cao khả năng thương lượng giá cước, tối ưu quy mô lô hàng và cải thiện hiệu suất khai thác phương tiện.

Tuy nhiên, tối đa hóa tải trọng không đồng nghĩa với chất hàng đến giới hạn bằng mọi giá. Phương án xếp hàng phải đồng thời đáp ứng giới hạn tải trọng cho phép, phân bố tải, an toàn vận chuyển, khả năng chằng buộc và điều kiện bảo quản.

3. Kết nối vận tải đa phương thức, hình thành mạng lưới trung chuyển hiệu quả

Tối ưu hóa vận tải container không thể chỉ giới hạn trong vận tải đường bộ. Đối với các tuyến đường dài và dòng hàng có sản lượng ổn định, việc kết hợp đường bộ với đường thủy nội địa, đường sắt và vận tải biển có thể tạo ra phương án vận chuyển hiệu quả hơn về tổng chi phí, năng lực chuyên chở và mức độ ổn định.

Thứ nhất, tổ chức mạng lưới trung tâm và điểm vệ tinh. Hàng hóa từ các khu vực sản xuất, kho hàng và điểm thu gom được tập kết tại các trung tâm logistics, cảng cạn hoặc đầu mối trung chuyển phù hợp. Từ đó, hàng được tổ chức vận chuyển theo các tuyến chính có quy mô đủ lớn, thay vì triển khai nhiều chuyến nhỏ, phân tán và khó phối hợp.

Thứ hai, lựa chọn phương thức theo đặc điểm từng tuyến. Đường bộ phù hợp với hoạt động thu gom, giao nhận chặng đầu và chặng cuối, cũng như các tuyến cần tính linh hoạt cao. Đường thủy nội địa và đường sắt cần được xem xét đối với các tuyến dài, sản lượng lớn hoặc có khả năng tổ chức vận chuyển ổn định.

Việc lựa chọn phải dựa trên tổng chi phí từ điểm đi đến điểm đến, bao gồm vận tải chính, vận chuyển kết nối, nâng hạ, trung chuyển, lưu kho, thời gian vận chuyển, độ tin cậy và các khoản phí liên quan; không chỉ dựa vào giá cước của một phương thức riêng lẻ.

Thứ ba, đồng bộ hoạt động tại các đầu mối. Kết nối lịch xe, lịch tàu, năng lực bốc xếp, thời gian tiếp nhận hàng và công suất kho bãi để hạn chế tình trạng phương tiện đến sớm nhưng chưa có hàng, hàng đến nhưng chưa có phương tiện hoặc container phải lưu giữ kéo dài.

Đối với các hành lang logistics xuyên biên giới, việc kết nối cảng biển, cửa khẩu, trung tâm logistics và mạng lưới vận tải quốc tế còn tạo điều kiện tổ chức các luồng hàng hai chiều, mở rộng phạm vi lựa chọn nhà cung cấp và nâng cao hiệu quả khai thác toàn tuyến.

4. Đồng bộ lịch trình giao nhận, giảm thời gian chờ và chi phí lưu container

Trong nhiều trường hợp, chi phí logistics tăng không phải vì quãng đường vận chuyển quá dài, mà vì phương tiện và hàng hóa phải chờ đợi giữa các công đoạn. Thời gian chờ tại cảng, cảng cạn, kho hàng và điểm giao nhận có thể làm giảm số chuyến khai thác, kéo dài vòng quay container và phát sinh chi phí lưu bãi, lưu container.

Thứ nhất, áp dụng hệ thống đặt lịch giao nhận. Triển khai hệ thống đặt khung giờ (Time-slot Booking) tại cảng, cảng cạn, kho hàng và các điểm giao nhận có nhu cầu lớn. Lịch tiếp nhận được phân bổ theo năng lực thực tế, giúp điều tiết lưu lượng phương tiện, giảm ùn tắc và rút ngắn thời gian quay vòng của xe đầu kéo.

Thứ hai, đồng bộ lịch tàu, lịch xe và lịch kho. Kết nối thời gian dự kiến tàu đến, thời điểm hoàn thành thủ tục, lịch lấy container, kế hoạch đóng hàng và thời hạn giao hàng. Khi có thay đổi, hệ thống cần cập nhật và cảnh báo kịp thời để các bên điều chỉnh phương án khai thác.

Thứ ba, quản trị thời hạn miễn phí và chi phí phát sinh. Chủ động theo dõi thời hạn miễn phí lưu container tại cảng (Demurrage), lưu giữ container ngoài cảng (Detention) và các khoản lưu bãi liên quan. Trên cơ sở sản lượng cam kết, lịch sử khai thác và năng lực thực hiện, doanh nghiệp có thể đàm phán điều kiện miễn phí phù hợp với hãng tàu và đơn vị khai thác.

Thứ tư, thiết lập cảnh báo nguy cơ phát sinh phí. Hệ thống cần theo dõi thời hạn trả container, tiến độ thông quan, tình trạng chứng từ và lịch giao nhận để cảnh báo trước khi phát sinh chi phí quá hạn. Việc phân định rõ trách nhiệm giữa chủ hàng, đơn vị giao nhận, hãng tàu và doanh nghiệp vận tải cũng giúp hạn chế chi phí do chậm trễ hoặc phối hợp thiếu đồng bộ.

Hiệu quả cần được đo bằng thời gian quay vòng phương tiện, thời gian lưu container, tỷ lệ giao nhận đúng lịch và tổng chi phí phát sinh trên mỗi đơn vị hàng hóa.

5. Số hóa điều phối logistics, chuyển từ xử lý sự vụ sang quản trị theo dữ liệu

Công nghệ chỉ tạo ra giá trị khi giúp doanh nghiệp ra quyết định tốt hơn, phối hợp nhanh hơn và kiểm soát được hiệu quả thực tế. Vì vậy, số hóa logistics cần được triển khai như một hạ tầng điều phối xuyên suốt, thay vì chỉ là việc đưa chứng từ giấy lên môi trường điện tử.

Thứ nhất, triển khai hệ thống quản lý vận tải. Hệ thống quản lý vận tải (Transportation Management System – TMS) hỗ trợ lập kế hoạch tuyến đường, phân bổ phương tiện, sắp xếp thứ tự giao nhận, theo dõi tiến độ và tổng hợp chi phí theo chuyến, tuyến, khách hàng hoặc loại hàng hóa.

Thứ hai, kết nối dữ liệu giữa các bên. Từng bước tích hợp dữ liệu từ chủ hàng, hãng tàu, doanh nghiệp giao nhận, nhà xe, kho bãi, cảng biển và cảng cạn. Các thông tin trọng yếu gồm nhu cầu hàng hóa, vị trí container, tình trạng phương tiện, lịch giao nhận, thời gian dự kiến đến và thời hạn hoàn thành nghĩa vụ giao trả.

Thứ ba, điện tử hóa chứng từ và thủ tục. Khai thác vận đơn điện tử, lệnh giao hàng điện tử (e-DO), cổng cảng điện tử và cổng kiểm soát tự động khi các hệ thống, đơn vị liên quan đáp ứng điều kiện triển khai. Mục tiêu là giảm thời gian xử lý chứng từ, hạn chế nhập liệu trùng lặp và rút ngắn thời gian phương tiện chờ hoàn tất thủ tục.

Thứ tư, ứng dụng trí tuệ nhân tạo vào điều phối. Trên cơ sở dữ liệu đủ chất lượng, hệ thống có thể dự báo nhu cầu container, nhận diện nguy cơ chậm giao hàng, đề xuất phương án điều chuyển vỏ, tối ưu kế hoạch vận tải và cảnh báo các khoản chi phí có nguy cơ vượt dự toán.

Thứ năm, thiết lập cơ chế kiểm soát dữ liệu và hiệu quả. Mỗi chuyến vận chuyển cần có dữ liệu đủ để xác định khối lượng hàng, phương tiện sử dụng, quãng đường có hàng và không hàng, thời gian chờ, chi phí thực tế và kết quả giao nhận. Dữ liệu phải có nguồn gốc, thời điểm ghi nhận và cơ chế đối soát phù hợp để phục vụ kiểm tra, đánh giá và cải tiến liên tục.

Khi dữ liệu được kết nối và sử dụng thống nhất, doanh nghiệp có thể chuyển từ phản ứng sau khi sự cố xảy ra sang chủ động dự báo, phòng ngừa và điều chỉnh hoạt động trước khi chi phí phát sinh.

6. Thiết lập hệ thống chỉ số, kiểm chứng hiệu quả giảm chi phí

Mọi giải pháp tối ưu hóa phải được đo lường bằng các chỉ số cụ thể, có phương pháp tính thống nhất và được đối chiếu với số liệu thực tế. Nếu chỉ đánh giá bằng mức giảm cước của từng chuyến, doanh nghiệp có thể bỏ qua các chi phí phát sinh ở khâu gom hàng, trung chuyển, lưu container hoặc điều chuyển phương tiện.

Hệ thống chỉ số quản trị nên tập trung vào năm nhóm sau:

Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên theo dõi thêm thời gian chờ tại cảng và kho, tỷ lệ giao nhận đúng lịch, chi phí lưu container và lưu bãi, tỷ lệ sử dụng phương tiện, chi phí nhiên liệu trên mỗi đơn vị hàng và tỷ lệ hoàn thành kế hoạch vận tải.

Để các chỉ số có giá trị so sánh, cần thống nhất phạm vi chi phí, đơn vị sản lượng, thời điểm ghi nhận và cách phân bổ chi phí dùng chung. Đối với container, cần tách biệt tỷ lệ sử dụng thể tích với tỷ lệ sử dụng tải trọng; đối với phương tiện, cần quy định rõ thế nào là quãng đường chạy rỗng và cách xử lý các chuyến điều chuyển.

Kết quả cần được so sánh với đường cơ sở trước triển khai, đồng thời kiểm tra sự thay đổi về chất lượng dịch vụ, thời gian giao hàng và mức độ an toàn. Chỉ khi chi phí giảm mà chất lượng và độ tin cậy của dịch vụ vẫn được duy trì, hiệu quả tối ưu hóa mới thực sự có ý nghĩa.

Từ tối ưu từng chuyến đến hình thành năng lực cạnh tranh của toàn chuỗi

Sáu trụ cột trên cần được triển khai đồng bộ theo một logic thống nhất: dự báo nhu cầu, tập hợp nguồn hàng, cân bằng container, tối ưu tải trọng, kết nối phương thức vận tải, đồng bộ lịch trình, số hóa điều phối, đo lường hiệu quả.

Trong mô hình này, dữ liệu nhu cầu được chuyển thành kế hoạch vận tải; kế hoạch vận tải được dùng để tổ chức nguồn container và năng lực phương tiện; lịch giao nhận được đồng bộ với cảng, kho và các đầu mối trung chuyển; kết quả thực hiện được ghi nhận để đối soát chi phí và cải thiện quyết định ở chu kỳ tiếp theo.

Đối với các địa bàn có tiềm năng phát triển trung tâm logistics và hành lang vận tải xuyên biên giới, cách tiếp cận này còn mở ra khả năng tập hợp nhu cầu từ nhiều doanh nghiệp, tổ chức nguồn hàng theo tuyến, kết nối các nhà cung cấp dịch vụ và tạo điều kiện cho cạnh tranh trên cơ sở sản lượng, năng lực vận chuyển, chất lượng dịch vụ và tổng chi phí.

Mục tiêu cuối cùng không phải chỉ là vận chuyển một container với giá cước thấp hơn, mà là vận chuyển cùng một lượng hàng hóa với tổng chi phí thấp hơn, thời gian ổn định hơn, năng lực khai thác cao hơn và mức độ phối hợp giữa các bên tốt hơn.

Đó chính là bước chuyển từ quản lý vận tải đơn lẻ sang quản trị dòng chảy logistics tích hợp, nền tảng để doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và để toàn chuỗi cung ứng khai thác hiệu quả hơn nguồn lực sẵn có.